Come realizzare uno stand fieristico: il contratto
Le fiere rappresentano un’ottima occasione per il potenziamento del proprio business. Vediamo perché e come funziona il contratto per la realizzazione degli stand fieristici
Presentare i propri prodotti ed i propri servizi nell’ambito di una manifestazione fieristica è importantissimo, soprattutto se si è un’azienda giovane o se si stanno lanciando nuovi prodotti sul mercato. Tutti gli imprenditori sanno che se la domanda incontra l’offerta, il più delle volte, il gioco è fatto. Certo, qualcuno potrebbe dire che ad oggi, con internet, il potenziamento del proprio business ben potrebbe avvenire anche solo on line, senza bisogno di dover per forza partecipare alle fiere di settore (che rappresentano un investimento e sono peraltro molto stancanti).
Niente di più errato. Lo spazio fieristico, a differenza dello “spazio sul web” crea un contatto umano, che genera molta più fiducia di un “contatto virtuale”.
Fiere di settore: i vantaggi per l’imprenditore
Tutte le aziende e tutti gli imprenditori dovrebbero partecipare alle fiere, sia da espositori che da visitatori, per almeno due ordini di ragioni:
- lo spazio fieristico ha una forte valenza promozionale ed è il luogo perfetto per comunicare con i propri potenziali clienti che se sono lì, evidentemente, sono mossi dalla ricerca di una soluzione ai propri problemi o comunque dall’interesse o anche dalla semplice curiosità di scoprire tutte le novità del settore;
- partecipare alle fiere rappresenta un’ottima strategia sia “di attacco” che “di difesa” per l’imprenditore che, sul campo, avrà l’opportunità di conoscere i propri competitor, i loro prodotti, il loro mercato, i loro clienti. Il tutto in un’ottica di potenziamento del proprio business.
Partecipare alle manifestazioni fieristiche con uno stand “efficace” potrebbe, dunque, rivelarsi davvero molto fruttuoso. A tal fine il consiglio pratico è quello di rivolgersi ad un allestitore esperto che proceda alla realizzazione di uno stand il più possibile rappresentativo dell’azienda ed idoneo allo scopo promozionale che ci si prefigge. Vediamo, dunque, come funziona il contratto per la realizzazione di stand fieristici
Il contratto per la realizzazione di stand fieristici
Con il contratto per la realizzazione di stand fieristici, l’imprenditore (che assume la veste di cosiddetto committente) affida ad un allestitore l’ideazione, la progettazione, la realizzazione e l’allestimento di stand fieristici presso i padiglioni espositivi ai quali intende partecipare per finalità connesse alla propria attività imprenditoriale.
L’allestitore si obbliga, per tutte le manifestazioni fieristiche concordate, a predisporre gli appositi spazi espositivi nell’interesse dell’imprenditore. Generalmente, l’allestitore è una società che mediante propri dipendenti e collaboratori esterni progetta, realizza e gestisce stand per eventi, congressi, convention, fiere e manifestazioni in genere, secondo le richieste del committente. Al suo interno impiega professionisti di vari settori, quali progettisti/designers, grafici, tecnici, artigiani e montatori.
Stand fieristici: oggetto del contratto
Il contratto ha un contenuto più o meno complesso e vario a seconda dei servizi che l’imprenditore richiede. Nelle linee generali, il contratto prevede i seguenti servizi:
- ideazione, progettazione, realizzazione ed allestimento di stand modulari per la partecipazione a fiere ed eventi da realizzarsi all’interno di padiglioni fieristici;
- predisposizione ed allestimento della grafica;
- servizio di custodia e rimessaggio dei materiali espositivi e dello stand;
- trasporto, montaggio e smontaggio dello stand;
- servizi di assistenza tecnica, facchinaggio e carrelli elevatori;
- servizio di pulizia dello stand;
- accoglienza mediante hostess.
A tal ultimo proposito è necessario sottolineare che se il contratto prevede la presenza di personale presente nello stand durante le manifestazioni e questo è stato reclutato a cura dell’allestitore, i costi per la retribuzione di tali addetti sono a carico di quest’ultimo.
Di tali oneri se ne tiene conto nel fissare il corrispettivo. Più in generale, inoltre, l’allestitore deve impegnarsi ad avvalersi esclusivamente di personale professionalmente idoneo. L’allestitore garantisce quindi l’impiego di manovalanza in regola con la normativa in tema di lavoro subordinato.
Le parti possono convenire che l’allestitore fornisca anche personale che presidi lo stand, ad esempio le hostess. In tal caso, può essere deciso che tali lavoratori siano forniti di apposito abbigliamento e siano preventivamente fatti conoscere all’imprenditore-committente, al quale è riservato il potere di non accettare personale non gradito.
Stand fieristici: il corrispettivo
Il contratto deve prevedere espressamente il corrispettivo dovuto dal committente all’allestitore. Normalmente, nel contratto si inserisce una cifra onnicomprensiva per l’intera durata della prestazione. In ogni caso, restano a carico dell’allestitore i costi non preventivati e derivanti da imprevisti tecnici, rientrando questi nel rischio imprenditoriale.
Stand fieristici: durata del contratto
Il contratto può avere una durata qualsiasi, a discrezione delle parti, che normalmente viene fatta coincidere con il numero di appuntamenti fieristici ai quali il contratto si riferisce. Il contratto, infatti, può essere stipulato per uno o più eventi. In ogni caso, le parti possono prevedere che il numero di eventi ai quali l’imprenditore intende partecipare possa variare, a seconda che questi rinunci a qualche fiera oppure ottenga spazi per fiere inizialmente non previste.
Stand fieristici: forma del contratto
Nel silenzio della legge, le parti possono concludere il contratto nella forma che preferiscono. Normalmente si ricorre ad una scrittura privata.
Alcune imprese specializzate nell’allestimento degli stand si avvalgono di contratti standard che sottopongono ai loro clienti per l’adesione.
Stand fieristici: tempistiche di allestimento
Il contratto deve fissare esattamente le tempistiche entro le quali l’imprenditore può prendere possesso dello stand (di solito il giorno prima l’inizio della fiera).
La violazione della tempistica è causa di grave inadempimento da parte dell’allestitore Ed infatti, se all’apertura della fiera lo stand non fosse in grado di accogliere i visitatori, il committente riceverebbe un grave danno economico e di immagine.
Per tale ragione è possibile inserire nel contratto un’apposita clausola penale.
Fiere di settore: i materiali dello stand
È sempre consigliabile che le parti indichino chiaramente nel contratto chi deve fornire i materiali per la realizzazione dello stand. Generalmente, il materiale dello stand (strutture, arredi ed infrastrutture operative) è fornito dall’allestitore, e rimane di sua proprietà. Egli è tenuto ad utilizzare sempre materiale in perfetta efficienza ed in ottimo stato di presentazione e conservazione. Al termine del contratto, la proprietà dei materiali e degli allestimenti rimane in capo all’allestitore.
Stand fieristici: gli obblighi dell’allestitore
Attenzione: l’allestitore deve sempre provvedere a richiedere autonomamente all’ente organizzatore della manifestazione fieristica l’approvazione del progetto di allestimento e tutte le autorizzazioni necessarie alla corretta installazione dell’allestimento completo in ogni sua componente (il personale, gli automezzi, l’impianto idraulico ed elettrico ecc).
L’installatore deve fornire all’ente le certificazioni, relazioni strutturali e collaudi richiesti dal regolamento della fiera ed in generale dalla normativa vigente in materia. L’allestitore è il solo responsabile per tutte le conseguenze derivanti dalla eventuale inosservanza delle norme e prescrizioni tecniche, di sicurezza e sanitarie vigenti, violate nella progettazione e realizzazione dello stand. Al termine di ogni evento fieristico, l’allestitore deve provvedere a propria cura e spese a smontare lo stand, rimuovere tutti i materiali e pulire gli spazi assegnati dall’ente fieristico al committente. Eventuali danni lamentati dall’ente fieristico per ritardi sono a carico dell’allestitore.
Fonte: https://www.laleggepertutti.it/25700_come-realizzare-uno-stand-fieristico-il-contratto
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