Gestione archivi storici Sassari

Un archivio storico è la terza e ultima fase di vita di un archivio: un documento viene classificato come storico dopo 40 anni di vita nell’archivio deposito.

L’archivio ha una vita scandita da tre fasi: l’archivio corrente (che contiene documenti formati da poco, che vivono ancora nel presente), l’archivio deposito (che è un luogo in cui i documenti transitano per 40 anni, un periodo durante il quale potrebbero ancora destare l’interesse alla consultazione) e l’archivio storico (che non ha scadenza temporale ed è la fase finale dell’archiviazione di tutti i documenti).
In teoria, chi gestisce un archivio ogni anno dovrebbe avere cura di togliere dall’archivio deposito tutti i documenti vecchi di quaranta anni e trasferirli nell’archivio storico.

Ma la cosa non avviene di anno in anno, piuttosto si è scelto di gestire la separazione di archiviazioni storiche per blocchi di anni.

Una volta che un documento viene collocato nell’archivio storico, viene posto in una sezione separata, dove si recano di solito i ricercatori per studiare materiale datato nel tempo.

Quindi, un archivio storico ha come finalità principale quella culturale.

L’archivio storico ha come finalità principale quella di conservazione documentale.

La prima fase che si compie in un archivio storico è il riordino dei documenti che dovranno prendere la loro posizione definitiva.

Il riordino, però, non viene fatto sempre secondo lo stesso principio, poiché ci sono diverse scuole di pensiero al riguardo.

I tre principi fondamentali per il riordino di un archivio storico sono:

– Principio di pertinenza

Questo metodo prevede la divisione del materiale in base a una classificazione riguardante ciò che i documenti contengono, quindi per materie.

Questo metodo, però, rischia di mettere in pericolo l’organicità di un archivio storico, poiché in molti casi si è divisa la documentazione cartacea da quella su pergamena.

Proprio per questi motivi questo metodo è stato bandito da tutta Europa.

– Principio di provenienza

Questo metodo venne applicato per la prima volta in Danimarca nel 1791 e fu adottato anche in Germania a partire dal 1816, quando fu bandito il metodo di pertinenza.

Con questo metodo si rispettano i fondi, cioè le strutture originarie da cui il documento proviene, ma permette nell’organizzazione interna un’archiviazione per cronologia, per topografia, per ordine alfabetico, ecc.

– Metodo storico

Questo metodo nacque in Toscana nella seconda metà del 1800 e ancora oggi è il metodo più usato.

Con questo metodo al centro dell’attenzione è la storia, così chi archivia deve valutare:

• polita dell’epoca
• istituzioni dell’epoca
• realtà burocratica del documento
• modalità gestionali
• prassi archivistiche