Archiviazione documenti pubblica amministrazione

Il termine archivio è utilizzato anche per indicare il luogo fisico

 

in cui si conservano i documenti (nelle diverse fasi di gestione) e la struttura

L’archivio storico è sempre affidato a una parte terza, che nel caso dello

Stato, ai sensi della normativa vigente (dpr 1409/1963 sull’ordinamento

dell’amministrazione archivistica italiana e dlgs 490/1999 che approva il testo

unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali) è

rappresentata dall’Archivio centrale dello Stato e dagli archivi di Stato

competenti per territorio, mentre nel caso di tutte le altre amministrazioni

pubbliche non statali il compito è riconosciuto a un servizio archivistico

interno all’amministrazione, ma dotato di un certo grado di autonomia e

affidato a personale specializzato nella disciplina archivistica. È tuttavia

opportuno chiarire non solo che l’archivio storico costituisce bene culturale

ed è perciò soggetto a una specifica azione di tutela da parte dello Stato, ma

anche che costituiscono beni archivistici tutelati “gli archivi e i singoli

documenti dello Stato” e “gli archivi e i singoli documenti degli enti pubblici”,

indipendentemente dalla specifica fase di organizzazione (corrente, di

deposito, storica). Il compito della tutela è affidato agli Archivi di Stato e

all’Archivio centrale dello Stato per le carte delle amministrazioni statali

centrali e periferiche e alle Soprintendenze archivistiche per i documenti degli

enti pubblici.

 

La finalità generale di un sistema di gestione dei documenti è quella di

fornire a ogni struttura il necessario supporto documentario per lo

svolgimento efficiente delle proprie attività, garantendone la conservazione e

la fruizione sia a fini interni che di trasparenza amministrativa. La gestione

dei documenti è strettamente connessa al controllo dei flussi amministrativi,

ma non deve confondersi con gli obiettivi, gli strumenti e le regole

organizzative di questi ultimi6. La gestione dei documenti, così come

 

l’intervento di automazione del sistema informativo, non risolve difficoltà

preesistenti dovute a problemi di natura organizzativa.
Fonte: forumpa.it